Hovedformålet med dette programmet er å skape og jobbe med databaser som kan knyttes sammen både for små prosjekter og for store bedrifter. Med det vil det være praktisk for deg å administrere data, redigere og lagre informasjon.
Microsoft Office Suite Application - Access - tjener til å jobbe med databaser.
Opprette en ny database
Selvfølgelig, før du starter arbeid, må du opprette eller åpne en eksisterende database.
Åpne programmet og gå til hovedmenyen ved å klikke på "File" -kommandoen, og velg deretter "Create" -elementet. Opprette en ny database, vil du bli presentert med en tom side som vil ha ett bord i den eller en nettdatabase som lar deg bruke programmets innebygde verktøy for for eksempel publikasjoner på Internett.
I tillegg, for å maksimere opprettelsen av en ny database, har brukeren et utvalg av maler for å lage en database som er fokusert på en bestemt oppgave. Dette forresten kan hjelpe deg med å raskt opprette den nødvendige formen for et bord uten å sette opp alt manuelt.
Fyller databasen med informasjon
Etter å ha opprettet en database, er det nødvendig å fylle den med relevant informasjon, hvis struktur bør tenkes på forhånd, fordi funksjonaliteten til programmet lar deg fange data i flere former:
- Nå er den mest praktiske og vanlige typen informasjonsstrukturering et bord. Med sine evner og utseende er tabellene i Access ikke veldig forskjellige fra de i Excel, noe som igjen i stor grad forenkler overføringen av data fra ett program til et annet.
- Den andre måten å skrive inn informasjon er skjemaer, de ligner noe på tabeller, men gir en mer visuell visning av data.
- For å beregne og vise informasjon fra databasen din, er det gitt rapporter som lar deg analysere og beregne, for eksempel inntektene eller antall motparter du arbeider med. De er veldig fleksible og lar deg gjøre beregninger, avhengig av dataene som er oppgitt.
- Mottak og sortering av nye data i programmet utføres via forespørsler. Med hjelpen kan du finne bestemte data mellom flere tabeller, samt opprette eller oppdatere data.
Alle de ovennevnte funksjonene er plassert i verktøylinjen, i "Opprett" -fanen. Der kan du velge nøyaktig hvilket element du vil opprette, og deretter, i den åpnede "Constructor", tilpasse den.
Opprette en database og importere informasjon
Etter å ha opprettet en ny database, er det eneste tingen du vil se et tomt bord. Du kan gjøre det manuelt eller fylle opp det ved å kopiere den nødvendige informasjonen fra Internett. Vær oppmerksom på at hver informasjon du bidrar med, skal plasseres i en egen kolonne, og hver oppføring skal ha en personlig rad. Forresten, kan kolonnene bli omdøpt for å bedre navigere innholdet.
Hvis all informasjon du trenger er i et annet program eller en kilde, lar programmet deg konfigurere dataimport.
Alle importinnstillinger er plassert i en egen fane i kontrollpanelet, som kalles "Eksterne data". Her, i området "Import og tilkoblinger", er de tilgjengelige formatene oppført, inkludert Excel-dokumenter, Access, tekst og XML-filer, Internett-sider, Outlook-mapper, etc. Etter at du har valgt det ønskede formatet som informasjonen skal overføres, trenger du spesifiser banen til plasseringen av filen. Hvis det er plassert på en hvilken som helst server, vil programmet kreve at du oppgir serveradressen. Når du importerer, vil du møte ulike innstillinger som er utformet for å overføre data til Access på riktig måte. Følg instruksjonene i programmet.
Nøkkeltaster og tabellrelasjoner
Når du lager et bord, tildeler programmet automatisk hver oppføring med en unik nøkkel. Som standard har den en kolonne med navn som utvides etter at nye data er lagt til. Denne kolonnen er primærnøkkelen. I tillegg til disse grunnleggende nøklene kan databasen også inneholde felt relatert til informasjonen i en annen tabell.
For eksempel har du to tabeller som inneholder relatert informasjon. For eksempel kalles de «Dag» og «Plan». Ved å velge "Mandag" -feltet i den første tabellen, kan du knytte det til et hvilket som helst felt i "Plan" -tabellen, og når du svever markøren over ett av disse feltene, vil du se informasjonen og tilhørende celler.
Slike relasjoner vil lette lesbarheten av databasen din og vil sikkert øke sin bekvemmelighet og effektivitet.
For å opprette et forhold, gå til "Arbeide med databaser" -fanen og i "Forhold" -området velg "Data scheme" -knappen. I vinduet som vises, vil du se alle databasene som blir behandlet. Det skal bemerkes at databasene må inneholde spesielle felt for utenlandske nøkler. I vårt eksempel, hvis du vil vise ukedag eller et nummer i den andre tabellen, la feltet være tomt, kaller det Dag. Konfigurer også formatet til feltene, siden det skal være det samme for begge tabellene.
Deretter, etter å ha åpnet to tabeller, drar du feltet som du vil koble til et spesielt forberedt felt for en fremmednøkkel. Vinduet "Rediger forhold" vises, der du vil se særskilt valgte felter. For å sikre at dataene i de relaterte feltene og tabellene endres, merk av i boksen "Sikre dataintegritet".
Opprettelse og typer forespørsler
Forespørselen er en handling i programmet, takket være hvilken brukeren kan redigere eller legge inn informasjon i databasen. Faktisk er forespørsler delt inn i to typer:
- Valgfrie forespørsler, takket være at programmet får viss informasjon og gjør beregninger på den.
- Handlingsforespørsler som legger til informasjon i databasen eller sletter den.
Ved å velge "Query Wizard" i "Create" -fanen, vil programmet gjennomføre prosessen med å opprette en bestemt type spørring. Følg instruksjonene.
Forespørsler kan i stor grad hjelpe deg med å organisere data og alltid referere til spesifikk informasjon.
For eksempel kan du opprette en valgforespørsel for visse parametere. Hvis du vil se informasjon på en bestemt dato eller dag i dagtabellen for hele tidsperioden, kan du sette opp en lignende spørring. Velg "Query Designer", og i den tabellen du trenger. Som standard vil forespørselen være valgfri, det blir klart om du ser på verktøylinjen med "Utvalg" -knappen uthevet der. For at programmet skal søke etter den nøyaktige datoen eller dagen du trenger, finn linjen "Utvalgsbetingelse" og skriv inn setningen [hvilken dag?]. Husk at spørringen må plasseres i torgets armer [] og avslutte med et spørsmålstegn eller et kolon.
Dette er bare ett av alternativene for bruk av spørringer. Faktisk kan du med hjelpen også lage nye tabeller, velge data etter kriterier, etc.
Tilpass og bruk skjemaer
Takket være bruken av skjemaer, kan brukeren enkelt se informasjonen for hvert felt og bytte mellom eksisterende oppføringer. Med langsiktig innføring forenkler bruk av skjemaer å jobbe med data.
Åpne "Create" -fanen og finn "Form" -elementet ved å klikke på hvilket standardskjema som vil vises, basert på dataene i tabellen. De fremkomne feltene med informasjon er gjenstand for alle slags endringer, inkludert høyde, bredde, etc. Vær oppmerksom på at hvis det er forhold i tabellen, vil du se dem og kan rekonfigurere i samme vindu. På bunnen av programmet ser du piler som lar deg åpne hver kolonne på bordet ditt i rekkefølge, eller umiddelbart flytte til første og siste. Nå er hver av dem en egen oppføring, feltene du kan tilpasse ved å klikke på musen på "Legg til felt" -knappen. Modifisert og innført på denne måten vil informasjon bli vist i tabellen og i alle tabeller som er vedlagt den. Når du har lagt inn skjemaet, må du lagre det ved å trykke på tastekombinasjonen "Ctrl + S".
Rapportopprettelse
Hovedformålet med rapportene er å gi brukeren et generelt sammendrag av tabellen. Rapporter at du kan lage absolutt noen, avhengig av dataene.
Programmet lar deg velge typen rapport, og gir noen å velge mellom:
- Rapport - En automatisk rapport vil bli opprettet ved hjelp av all informasjon som er oppgitt i tabellen, men dataene blir ikke gruppert.
- En tom rapport er et tomt skjema, de dataene du kan velge fra de obligatoriske feltene.
- Report Wizard - hjelper deg å gå gjennom prosessen med å opprette en rapport og vil gruppere og formatere dataene.
I en tom rapport kan du legge til, slette eller redigere felt, fylle dem med nødvendig informasjon, opprette spesielle grupper som vil bidra til å skille mellom bestemte data fra resten og mye mer.
Ovenfor er alt det grunnleggende som vil hjelpe deg med å håndtere og tilpasse Access-programmet for deg selv, men funksjonaliteten er ganske bred og sørger for mer finjustering av funksjonene som diskuteres her.